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河南省机关档案工作规范化管理认证办法
河南省机关档案工作规范化管理认证办法
（豫档文〔2006〕54号）
第一条 为了适应新形势下全省机关档案工作发展的需要，不断提高全省机关档案工作水平，更好地为全省经济社会发展和机关各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》和《河南省档案管理条例》及有关档案工作业务标准，特制定本办法。
第二条 开展机关档案工作规范化管理认证工作，是加强全省档案事业管理，推动机关档案工作健康持续发展，提高档案管理水平，实行档案依法行政的重要措施。
第三条 认证标准适用机关范围：河南省省直、市直、县（市、区）直机关（含乡镇、街道办事处），中央驻豫单位，事业单位（中学以上学校），民办非企业单位。
第四条 机关档案工作规范化管理认证工作在省档案局的统一领导下，按照分级管理的原则，由各级档案局组织实施。省档案局负责省直机关、中央驻郑单位的档案工作规范化管理认证工作；省辖市档案局负责市直机关、中央、省驻所在市单位的档案工作规范化管理认证工作；县（市、区）档案局负责县（市、区）直机关、乡镇、街道办事处的档案工作规范化管理认证工作。
第五条 河南省机关档案工作规范化管理标准由省档案局制定，采用100分制。96至100分为省特级，91至95分为省一级，81至90分为省二级，70至80分为省三级（评分依据见附件二。其中带※的为机关档案工作必备项，无论认证与否，都应具备这些基本条件）。省特级为目前机关档案管理最高等级，省一级为高等级，省二级为较高等级，省三级为起点等级。
第六条 机关档案工作规范化管理认证工作，坚持实事求是、客观公正和注重实效的原则。等级认证采取自愿申报，逐级认证的办法。一般是取得较低等级认证后，经过一年以上的努力，再向较高等级申报，一般不越级申报。工作成绩特别突出的可越级申报，但要征得同级档案局的同意。对2006年之前依照省档案局《各级机关档案工作定级、升级试行办法》已取得相应等级的单位，应按新标准重新进行申报认证。
第七条 申报单位根据《河南省机关档案规范化管理认证标准》（见附件2）逐条对照自查，自查合格的，向同级档案局提出认证申报。申报时提供以下材料：
1. 申请报告。
2. 自查报告。主要内容：本机关基本情况、档案工作全面管理情况、争创档案规范化管理单位的主要措施与成效和自检评分情况。
3. 《河南省机关档案规范化管理认证申报表》（一试三份，见附件3）。
第八条 同级档案局根据申报单位自查意见，组织认证小组进行认证，认证小组由同级档案局业务指导人员和同级机关档案工作协作组组长3至5人组成。认证小组要严格依据认证标准，本着简便易行、规范操作、公平公正的精神，认真负责地做好认证工作。
第九条 省直机关档案规范化管理申报单位的认证工作，由省档案局负责考评、审批、发证；省辖市市直机关档案规范化管理申报单位的认证工作，由省辖市档案局负责组织实施并审批、发证，达到省特级、省一级标准的单位，报省档案局备案；县（市、区）直机关档案工作规范化管理达到省二、三级标准单位的认证工作，由县（市、区）档案局组织实施并审批、发证，达到省特级、省一级标准单位的认证工作，由省辖市档案局与县（市、区）档案局共同组织实施，省辖市档案局负责审批、发证，并报省档案局备案。省辖市档案局于当年12月31日前将本地区通过的认证单位的名单报省档案局，省局汇总后，每年通报一次全省认证工作开展情况。
第十条 机关档案工作规范化管理认证等级证书由省档案局统一印制，证书号码为一个省辖市一个代码，由省档案局统一编制。
第十一条 机关档案规范化管理认证等级证书是已通过认证单位档案工作达到相应管理水平的标志，是已通过认证单位档案工作部门和档案人员年度考核、评优评先和评聘专业技术职务的重要依据。已取得认证等级证书的单位应根据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》的有关规定，对在规范化管理中做出突出成绩的有关部门和档案人员给予奖励。
第十二条 省、市、县（市、区）直机关直属二级机构的档案工作规范化管理认证工作，可参照执行本标准。
第十三条 认证等级证书有效期为五年，在五年内对不能保持认证等级标准的单位，同级档案局要责令其限期整改，到期仍未整改的，作降级处理或收回等级证书；五年届满，由原认证单位组织复核，根据其实际水平认证相应的等级标准。
第十四条 本办法自2006年11月1日起实施，原《河南省各级机关档案工作定级、升级试行办法》和《机关档案工作等级标准》（豫档〔1988〕39号）同时废止。
第十五条 本办法由省档案局负责解释。
河南省机关档案工作规范化管理认证标准
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认证 项目 |
认证内容与认证标准 |
标准分值 |
认证 分值 |
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（一）组织领导 |
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一 档 案 管 理 体 制 18 分 |
1、成立机关档案工作领导小组，明确机关一位领导分管档案工作，机关办公室一位负责人主管档案工作(没有文字依据的扣1分)；每年至少召开一次档案工作领导小组会，专题研究档案工作(没有文字依据扣1分)，切实解决档案工作的人员、经费和设备等问题(没有文字依据和购物凭证复制证明的扣1分)※ |
3 |
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2、制定了本机关、本系统档案工作五年发展规划(1分)※ |
1 |
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3、机关文书、会计、声像(照片、录音带、录像带)、科技(基建、设备)、荣誉、电子档案(与纸质文件对应的电子版光盘、数码照片光盘、多媒体光盘等)和其他业务档案实行集中统一管理(缺一门类扣1分)。※ |
4 |
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4、组织机关工作人员和专兼职档案人员学习、宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和《中华人民共和国档案法》及《河南省档案管理条例》(没有文字依据扣1分)；参加同级档案行政管理部门组织的档案登记、备案、年审工作(没有参加的扣1分)；有违反《档案法》案件，要及时向同级档案行政管理部门报告，违法不报不处理，不予认证。※ |
2 |
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5、参加同级档案行政管理部门组织的宣传、学习、培训和档案工作协作组等项活动(1分，没有文字依据，不积极参加组织活动的不得分)。※ |
1 |
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6、近5年，定期对本机关、本系统和直属单位的档案工作进行监督、检查与指导，对档案人员进行业务培训(要，求检查前发通知，检查后发通报，没有文字依据的扣1分；没有开展业务培训的扣1分)。※ |
2 |
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7、成立机关综合档案机构(有文字依据)，配备了与机关档案工作相适应的专兼职档案人员，爱岗敬业，熟悉档案业务，且保持相对稳定(1分)；调整档案人员时，要全面清点室藏档案数量，登记台帐与档案实物相符，新老档案人员交接工作时，在交接清单上签字(1分，没有签字手续的不得分)。※ |
2 |
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8、档案人员达到相应素质要求，大专以上文化程度达到‘80％以上(1分，提供毕业证书)，评聘了相应的专业技术职务i经过同级档案行政管理部门组织的档案岗位培训(1分，提供培训结业证书)。※ |
2 |
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9、近5年，机关或个人获得过市级以上档案行政管理部门表彰的档案工作先进集体或先进工作者称号(提供表彰证书)。 |
2 |
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认证 项目 |
认证内容与认证标准 |
标准分值 |
认证 分值 |
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一 档 案 管 理 体 制 18 分 |
（二）机构人员 |
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10、本机关、本系统每年有档案工作计划、工作总结(缺一项扣O．5分)。※ |
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1l、建立档案人员岗位责任制和档案归档、保管、保密、统计、借阅、室藏档案保管应急处置方案和计算机档案信息网络应急处置方案等工作制度，以红头文件形式下发机关各处(科)室，组织学习和实施(缺一项制度扣1分，没有印发文件扣1分)。制度落实不力，室藏档案发生灾害性事故的，不予认证。※ |
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12、根据国家和省档案行政管理部门的有关规定，制定了经过同级档案行政管理部门审定认可的本机关、本系统各种门类、各种载体的档案分类大纲、编号方案、文件材料归档与木归档范围、保管期限表等档案业务规范(缺一项扣1分)。※ |
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二 基 础 业 务 建 设 |
（三）基础业务建设 |
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13、本机关对外发文档案整理实行两套制。一套带发文底稿的按文件级进行整理；一套按不同发文字号进行整理，加封面、归档文件目录、备考表，并装订成发文汇集(没有第二套的扣1分，系统垂直管理没有要求的不扣分)。※ |
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14、各门类归档文件材料齐全完整，档案整理质量符合国家和省档案行政管理部门的有关规定(现场抽查机关收、发文登记本，对应归档的文件没有归档的，缺一份文件扣_1分；对收发文登记本上没有登记的党委党组会议记录、办公会议记录、民主生活会记录和各种年度统计报表及人员编制名册，缺一种扣1分；对文件装订排列次序颠倒，如请示在前批复在后，底稿在前印件在后的扣1分；对保管期限划分不准确的扣1分；没有去掉金属物、塑料物的扣O．5分；会计、科技、照片、录音、录像、电子档案的整理不符合要求的各扣1分)。※ |
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15、库房档案管理按不同门类不同载体和不同保管期限分别上架排放。※ |
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16、各种档案目录统一采用打印件(近5年，手工抄写扣O．5分)。 |
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17、建立全宗卷，全宗卷的主要内容为国家行业标准《全宗卷规范》规定的7个方面的文件材料(缺一项扣O．5分)。※ |
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18、案卷卷皮、卷盒、各种目录表格的格式符合国家和省档案行政管理部门的规定，，如机关自己订做要事先征得同级档案行政管理部门的审定和认可，以确保其质量(对个别不符合规定的扣0.5分，档案不进同级国家档案馆的单位除外)。※ |
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二 基 础 业 务 建 设 |
19、成立机关档案鉴定工作小组，按规定对超过保管期限的档案进行鉴定，档案销毁符合国家和省档案行政管理部门的有关规定(没有销毁任务的和其他特殊原因的不扣分)。※ |
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20、按国家统计法律法规的要求，每年及时准确地向同级档案行政管理部门报送档案工作年度统计报表(2分。现场查看近5年存档年报表，缺年不报的不得分)；按国家档案法律法规的规定，应当定期向同级国家综合档案馆移交到期符合进馆质量标准的档案(3分。没有正当理由拖延移交的不得分；没移交任务的不扣分)；按当地党委、政府政务信息公开的规定，及时向同级国家综合档案馆报送已公开现行文件(1分。纳入报送范围不报送的机关不得分)。※ |
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（四）基础设施建设 |
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21、有单独的档案库房、阅览室和办公室(3分，缺一项扣1分)。 |
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22、库房档案保管实现“三铁”(铁门、铁窗户、铁柜子)，配有空调机、去湿机、灭火器、防磁柜、吸尘器、温湿度表、遮光窗帘、防霉防虫防鼠药物等(有条件的单位可配温湿度自动控制系统、消防监测系统、防盗监控系统等现代化档案保管设备)，达到“十防”(防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防霉、防高低温、防光、防污染等)措施的要求(设备缺一项扣1分；“十防”措施有一项达不到要求者扣1分，有两项达不到要求者扣2分，余下以此类推)。※ |
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23、配备了复印机、照相机、录音机、录像机、装订机、缝纫机等设备(缺一项扣O．5分)。※ |
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三 档 案 信 息 建 设 20分 |
（五）实行文档一体化管理 |
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24、档案信息化建设列入单位电子政务建设规划，与之同步实施，同步发展。※ |
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25、配备计算机、刻录机、扫描仪，购置了档案管理软件(其中计算机1分，刻录机、扫描仪1分，档案管理软件1分)。※ |
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26、机关实行了文档一体化管理，从2004年起，本机关的发文，纸质文件与电子文件一并归档；本机关的收文，需长期保存的，若是纸质文件应扫描转换成电子文件，若是网上收文应下载转换成纸质文件脱机保存，实现网上实时在线归档(纸质文件与电子文件一并归档1分；扫描、脱机保存、在线归档2分)。 |
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27、本系统档案管理自上而下(省、市、县)全部联网或建有专业网站，在网上发布档案工作动态、公布档案业务文件、解答档案业务问题、开展档案业务指导工作。 |
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认证 项目 |
认证内容与认证标准 |
标准分值 |
认证 分值 |
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三 档 案 信 息 建 设 20 分 |
(六)建立电子档案管理数据库 |
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28、目前现有室藏档案(永久和长期)全部建立案卷级目录数据库。 |
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29、目前现有室藏档案(永久和长期)全部建立文件级目录数据库(建l／3文件级目录数据库得1分，建2／3文件级目录数据库得2分，全部建立文件级目录数据库得3分)。 |
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30、目前现有室藏档案(永久和长期)全部建立全文管理数据库(建1／3全文管理数据库得3分，建2／3年全文管理数据库得6分，全部建立全文管理数据库得8分)。 |
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四 档 案 提 供 利 用 |
(七)编制检索工具 |
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31、编制有文书、会计、声像(照片、录音带、录像带)、科技(基建、设备)、荣誉、电子和其他业务档案目录和专题目录等档案检索工具(缺一项扣0～分)。※ |
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32、编制有机关成立以来的《全宗介绍》。※ |
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(八)编研材料 |
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33、编写和续写了机关成立以来的《组织沿革》、《大事记》、《历次主要会议简介》、《年鉴》等材料(近5年，每年每缺一项扣O．5分)。※ |
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34、每年编写机关《基础数字汇集》，基础数字经过综合加工，质量高，效果好。※ |
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35、根据机关中心工作，近5年，每年至少编写一种适用的专题编研材料(如防治非典工作综述、保持共产党员先进性教育活动情况综述等，缺一年扣0.5分)。 |
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36、近5年，机关档案工作人员在市级以上报纸宣传档案工作、省级以上档案杂志发表论文、获得省部级档案科研成果奖(市级宣传1分，论文1分，成果奖1分；论文、成果奖不累记记分，本条最高为3分)。 |
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( 九 ) 提供利用 |
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37 、档案人员熟悉室藏档案的门类和数量，能热情主动地为用户提供档案服务 (现场提问回答档案门类和数量不准确的扣1分；现场手工调卷不超过3分钟，否则扣0.5分；计算机检索、调卷不超过1分钟，否则扣0.5分 ) 。 |
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38 、建立有档案借阅利用效果登记薄。 ※ |
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39 、编辑有近 10 年本机关、本系统档案利用典型事例汇编。 |
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40 、提供利用档案取得明显的社会效益或经济效益 ( 列举近5年3-5 个典型例子 ) 。 |
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注:带※的为机关档案工作必备项,无论认证与否都应具备这些基本条件。
机关档案工作规范化管理认证申报表
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申报单位 |
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申报时间 |
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申报等级 |
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认证时间 |
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申报单位自检意见 |
盖 章 年 月 日 |
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认证小组认证意见 |
认证小组组长 (签字) 年 月 日 |
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部门审批意见 档案行政管理 |
盖 章 年 月 日 |
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